Hinweis für die Verwaltung: Dies ist der mitgelieferte Mustertext. Alle Angaben in [eckigen Klammern] sind zu ergänzen, alle Abschnitte zu Diensten, die in dieser Installation nicht genutzt werden, zu streichen. Diesen Absatz nach der Prüfung entfernen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Online-Dienst im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
[Name der Kommune]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
2. Datenschutzbeauftragte Person
[Name]
[Anschrift]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Diese Anwendung dient der Bearbeitung von Anträgen und Verfahren der Kommune, insbesondere [Aufbruchgenehmigungen, verkehrsrechtlichen Anordnungen, Sondernutzungserlaubnissen]. Ihre Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit [§ 3 HDSIG bzw. dem einschlägigen Landesdatenschutzgesetz] sowie den für das jeweilige Verfahren geltenden Fachgesetzen; soweit Sie ein Benutzerkonto anlegen und Anträge einreichen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für den technisch sicheren Betrieb der Anwendung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Welche Daten verarbeitet werden
- Kontodaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie – bei Unternehmen – die Angaben zur Organisation.
- Antrags- und Vorgangsdaten: alle Angaben, die Sie im Antrag machen, einschließlich Orts- und Flurstücksangaben, Zeiträumen sowie hochgeladenen Anlagen.
- Dokumente: Bescheide, Rechnungen und sonstige im Verfahren erzeugte Schriftstücke.
- Protokolldaten: Zeitpunkt und Art von Änderungen an einem Vorgang sowie die handelnde Person, um den Verfahrensgang nachvollziehbar zu halten.
- Technische Daten: beim Aufruf der Seiten die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Sie werden [Anzahl] Tage in Protokolldateien gespeichert und danach gelöscht.
5. Cookies
Die Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung während des Besuchs aufrechterhält, und ein Cookie zum Schutz vor Formularmissbrauch (CSRF). Beide enthalten keine Angaben zu Ihrer Person und werden nach dem Ende der Sitzung ungültig. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.
6. Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb der Verwaltung erhalten nur die Stellen Zugriff, die mit dem Vorgang befasst sind. Darüber hinaus werden Daten an folgende Stellen übermittelt:
- Betrieb der Anwendung: Geoventis GmbH, An der Eschollmühle 28, 64297 Darmstadt, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. [Ersetzen, wenn die Anwendung im eigenen Rechenzentrum betrieben wird.]
- E-Mail-Versand: Benachrichtigungen und Bescheide werden über den Mailserver der STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, versandt. [Ersetzen, wenn ein eigener Mailserver genutzt wird.]
- Adresssuche: Findet das lokale Adressverzeichnis eine eingegebene Adresse nicht, wird die Suchanfrage an den Dienst OpenCage (OpenCage GmbH, Deutschland) übermittelt, um sie in Koordinaten zu übersetzen. Es werden dabei Adressangaben, jedoch keine Namen übertragen. [Streichen, wenn kein Schlüssel hinterlegt ist.]
- Digitale Siegelung von Bescheiden: Zum Anbringen des Siegels wird das fertige Dokument an die Siegellösung SecCommerce übermittelt, die von der ekom21 – KGRZ Hessen, Carlo-Mierendorff-Straße 11, 35398 Gießen, betrieben wird. [Streichen, wenn die digitale Signatur nicht genutzt wird.]
- Online-Zahlung: Bezahlen Sie eine Gebühr online, werden Betrag, Verwendungszweck und die interne Zahlungsnummer an den Zahlungsdienstleister [PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg] übermittelt; Ihre Kontakt- und Zahlungsdaten erheben Sie dort selbst gegenüber dem Anbieter, der insoweit eigener Verantwortlicher ist. [Streichen, wenn keine Online-Zahlung angeboten wird.]
- Weitere Behörden und Beteiligte: Soweit das Verfahren es erfordert, werden Träger öffentlicher Belange, Versorgungsunternehmen und sonstige Beteiligte angehört und erhalten dazu die für ihre Stellungnahme erforderlichen Angaben.
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
7. Keine Analyse, kein Tracking
Die Anwendung bindet beim Seitenaufruf keine Inhalte von fremden Servern ein – Schriften, Skripte und Kartendarstellungen werden aus der eigenen Installation geladen. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste eingesetzt und keine Nutzungsprofile gebildet.
8. Speicherdauer
Vorgangs- und Antragsdaten werden für die Dauer des Verfahrens und anschließend entsprechend den gesetzlichen und kommunalen Aufbewahrungsfristen gespeichert; für [Vorgangsart] beträgt die Frist [Dauer]. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Ihr Benutzerkonto bleibt bestehen, solange Sie es nutzen; auf Ihren Wunsch hin wird es anonymisiert, soweit dem keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Einträge im Verzeichnis der Betroffenenanfragen werden [3] Jahre aufbewahrt.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht,
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
- die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
- die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
- die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
- die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO) und
- der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sind Sie angemeldet, finden Sie diese Rechte auch unter Profil → Datenschutz; dort können Sie die Löschung Ihrer Daten unmittelbar beantragen. Andernfalls wenden Sie sich an die unter Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktdaten.
10. Beschwerderecht
Unabhängig davon können Sie sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:
[Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
poststelle@datenschutz.hessen.de]
11. Pflicht zur Bereitstellung
Die Angaben in einem Antrag sind erforderlich, damit wir ihn bearbeiten können; einzelne Felder sind als Pflichtangaben gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann über den Antrag nicht entschieden werden. Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar.
12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Anträge entscheiden ausschließlich Beschäftigte der Verwaltung.
13. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Ändert sich die Verarbeitung – etwa weil ein weiterer Dienst eingebunden wird –, passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.